はじめに：乗り換えは「解約」より先に「確認」から

歯科医院のホームページ制作会社を変更するときは、新しいサイトを作る前に、現在の契約と管理状況を確認しましょう。特に、ドメインとメールの管理先が分からないまま解約すると、サイトの公開や院内の連絡に影響するおそれがあります。

乗り換えは「今の会社を解約してから、新しい会社に依頼する」という順番で進める必要はありません。情報をそろえ、新旧の担当者と切り替えの手順を決めてから、終了日や公開日を調整してください。

変更前に契約と管理状況を確認する

最初に契約と解約条件を確認する

契約書や申込書では、次の点を確認します。

• 契約期間
• 解約の連絡期限
• 途中解約時の費用
• サイトデータの提供範囲

保守、ドメイン、サーバー、予約システムが別契約になっている場合は、それぞれの管理先も整理しましょう。

契約書が見つからない場合は、請求書や過去のメールから担当窓口を確認します。解約の連絡だけを先に出すのではなく、「移行に必要な情報と作業」「利用終了まで使える機能」を問い合わせると、移行計画を立てやすくなります。

ドメイン・サーバー・メールは分けて考える

管理会社を変更しても、ドメイン自体を変えずに移行できる場合があります。ただし、契約や管理権限によって必要な手続きは変わります。医院で使っているメールアドレス、端末、外部の予約サービスなどを一覧にし、切り替えの影響を受ける設定を担当者に確認してください。

引き継ぐ情報と素材を整理する

4つの区分で引き継ぎリストを作る

一覧表には「項目／管理先／確認状況／次の担当／期限」を記入します。パスワード自体は記入せず、安全な共有方法を担当者と決めましょう。確認できない項目を見える形にすることが、引き継ぎの出発点です。

写真や文章をそのまま使えるか確認する

現在のサイトにある素材でも、自由に別のサイトへ転載できるとは限りません。写真、イラスト、ロゴ、原稿について、利用権があるか、契約終了後も使えるかを確認します。購入元や撮影時の契約が分かる場合は、その情報も残しましょう。

スタッフ写真は、現在の在籍状況と掲載の意向も見直します。古い文章を移す際は、診療内容や設備、担当者が現状と一致しているか確認してください。乗り換えは、情報を更新する機会でもあります。

掲載内容の見直し方は、リニューアル時期の確認点で詳しく紹介しています。

切り替えと連絡の準備をする

公開の切り替え前後に確認すること

切り替え前は、次の項目を確認します。

• 医院名、住所、電話番号、診療時間が正しいか
• 予約先とフォームが正しく設定されているか
• URLが変わるページについて、旧URLとの対応を整理し、適切な転送が必要か
• 旧サイトをいつまで残し、どの時点で停止するか

切り替え後は、次の項目を確認します。

• スマホで正しく表示されるか
• フォームの送信と受信ができるか
• メールの送受信ができるか
• 予約先へ正しく移動できるか

予約の動作確認は、架空予約で受付業務を混乱させないよう、医院とシステム担当者が合意した方法で行います。

旧制作会社へ確認するときの連絡文例

次は引き継ぎの確認に使う文章例です。解約の確定通知としてではなく、まず情報を整理するために使います。

返答は新しい担当者とも共有し、手続きごとの期限を決めます。新サイトの公開準備が終わる前に旧契約を終了させないよう、停止日と切り替え日の関係を確認してください。医院で判断できない用語は、そのまま新しい担当者に確認して構いません。

よくある質問

Q. 今の会社が管理情報を持っている場合も変更できますか？

契約、名義、権限によって必要な手続きが異なります。新しい制作会社に相談し、確認すべき情報を整理してください。

Q. 必ずメールアドレスを変える必要がありますか？

必ず変わるわけではありません。現在の仕組みを確認し、継続できる条件と移行作業を検討します。

まとめ：解約の前に、契約と管理状況の確認から

• 解約を先に出さず、契約条件と移行に必要な情報を先に確認する
• ドメイン・サーバー・メールは管理先を分けて整理する
• 引き継ぎリストを作り、旧サイトの停止日と新サイトの公開日を調整する

Re:worthへの相談では、現在のサイトURL、契約が分かる資料、メールを利用しているかをお知らせください。分からない項目は、そのまま相談して構いません。